Asmeninio produktyvumo iššūkiai darbe: kur slypi mažesnio produktyvumo priežastis?

Ar jums kyla vidinių priekaištų sau dėl savo produktyvumo? O ar kada nors pagalvojote, kodėl?

Dažniausiai ieškodami tam priežasčių žmonės linkę galvoti apie netinkamus naudojamus įrankius, griozdiškus procesus ar tvarkas. Kartais savo mažesniam produktyvumui randame pateisinimą – kitų žmonių įtaka. Kai kas tiesiai duria į savo asmeninius įpročius, kurie ne visada padeda.

Ir tikrai, visose šiose srityse integravę kažkokius pakeitimus galime tikėtis didesnio produktyvumo. Tačiau yra kai kas, apie ką dažniausiai nepagalvojame.

Pagrindinė mažesnio produktyvumo priežastis – paplitusi mąstymo klaida

Tik pagalvokite apie savo įprastą darbo rėžimą. Tikėtina, kad didžiąją dalį darbo laiko esate „online“ rėžime. Telefonas visuomet šalia ir nuolat įjungtas el. paštas, todėl bet kas vos vienu mygtuko paspaudimu gali pertraukti jūsų dėmesį (iš bet kurios pasaulio vietos). Dėmesio fragmentacija yra kertinė mažesnio produktyvumo priežastis. Tai yra todėl, jog žmogaus smegenys yra labai ribotos, kiek gali priimti informacijos. Per sekundę jos gali apdoroti daugiausia 126 bitus informacijos. Nebūtina būti šios srities profesoriumi, užtenka tik žinoti, jog tai labai ribotas kiekis! Ir šie 126 bitai per sekundę nėra tik tam, į ką mes sutelkiame sąmoningai savo dėmesio. Dalis šių bitų yra išnaudojama socialinių ar biologinių komandų pagrindu atrinktiems dėmesio objektams. Todėl vienu metu sąmoningai mes negalime sutelkti savo dėmesio į kelis objektus. O vienu metu bandydami aprėpti daugiau negu vieną dėmesio objektą mes viso labo tiesiog persijunginėjame nuo vieno prie kito. Ir bet koks dėmesio perkėlimas prie kažko kito reikalauja „persijungimo“ laiko. Kuo daugiau kartų keičiam dėmesio objektą – tuo daugiau laiko prarandame persijungimui.

Prisiminkite, ar esate tuo pat metu rašę el. žinutę ir bandę palaikyti pokalbį? Geriau taip rašytų laiškų nesiųsti, nes dažniausiai parašome nesąmonę arba tai, ką pasakė kitas žmogus (ar ką pasakėme mes patys). Arba jeigu sutelkiame dėmesį į žinutės rašymą, tuomet neišgirstame, kas mums buvo pasakyta. Tai tik iliustracija, kad bandydami vienu metu daryti kelias veiklas viso labo tik keičiame dėmesio objektą. Kuo dažniau tai darome, tuo daugiau laiko prarandame. Vieno tyrimo rezultatai teigia, jog užtenka vieno dėmesio pertraukimo, ir tos pačios užduoties atlikimo laikas pailgėja 25%. Įsivaizduokite, dirbate prie dokumento, ir gaunate el. žinutę („iššoka“ pranešimo langas). Jūs peržiūrite žinutę (nesvarbu, atsakote į ją ar ne). Ir tuomet grįžtate prie pirmosios veiklos. Kas įvyko? Ogi ištęsėte pirmosios veiklos trukmę (jeigu tikėti to tyrimo duomenimis – tai užduotis atlikimo trukmė padidėjo 25%).

Kodėl dėmesio fragmentacija tokia paplitusi? Nes dažniausiai turime klaidingą įsitikinimą, kad greita reakcija į išorės mūsų dėmesio reikalavimus yra produktyvumo išraiška. Aš tai vadinu re-aktyviu veiklos režimu.

Štai, gavote el. žinutę nuo savo vadovo ar kliento – ir į ją atsakote per 15 min. Štai kolega paprašė padėti išspręsti klausimą – tą padarėte dar per 20 minučių. Tik apsisukote – vėl nauja žinutė, su kuria susidorojote tuoj pat. Juk geras jausmas, tiesa? Gal net sudarėte labai produktyvaus darbuotojo įspūdį kitiems.

Tačiau tokių dienų tikriausiai esate patyrę, kai veiksmo dienoje būna labai daug, daug įvairių užduočių ir veiklų – ir tik dienos pabaigoje susivokiate, kad tądien taip nieko reikšmingo galiausiai ir nepadarėte.

Įsitikinimas, kad greitas atreagavimas į mūsų dėmesio reikalaujančius išorės dirgiklius yra produktyvumo išraiška, mus skatina dažnai tokiame rėžime ir veikti. O tai labai sumažina mūsų galimybes būti produktyviais.

Svarbiausioms veikloms būtinas nepertraukiamas dėmesys ir nepertraukiamas laikas

Paprasčiausias būdas padidinti savo produktyvumą – apsaugoti savo dėmesį nuo bereikalingų trikdžių. Kitaip sakant – sumažinti dėmesio fragmentaciją dienoje. Žinoma, negalime užsidaryti nuo pasaulio ir į nieką nereaguoti. Tačiau tikrai galime bent dalį dienos sumažinti dėmesio fragmentaciją.

Didžiausioms, reikšmingiausioms veikloms jūsų darbe ar apskritai gyvenime būtinas sutelktas dėmesys. Aš maloniai nustembu žmonių istorijomis, kurie naudodami dėmesio sutelkimo technikas konkrečiai veiklai bent 25 minučių intervalui sugeba per jas padaryti daugiau, nes per įprastas dvi valandas darydami tą patį re-aktyviu rėžimu.

Aš pats gan daug eksperimentuoju su savo asmeniniu produktyvumu. Esu įmonės vadovas, tad turiu spręsti nemažai operatyvių klausimų. Tuo pačiu esu ir mokymų treneris, ir turiu nuolat gilintis, studijuoti ir kurti mokymų medžiagą ir programas. Ir tomis dienomis, kai griežtai saugau savo dėmesio eterį ir neleidžiu bet kam pertraukti mano dėmesio – pasiekiu didžiausią progresą tose veiklose. Pvz., dienomis, kai neturiu susitikimų ar mokymų, iki 11 val. ryto netikrinu el. žinučių ir neatsakinėju telefonu. Ir niekaip kitaip neblaškau savo dėmesio. Jokių socialinių tinklų, naujienų portalų ir mažiau prasmingų menkniekių. Būnu iš vakaro nusprendęs, kuriems trims pagrindiniams ir svarbiausiems darbams (veikloms) skirsiu savo rytinį laiką. Ir taip, telefono visus pranešimus išjungiu taip, kad jie manęs jokiu būdu nepertrauktų. Ir štai nuo 7 iki 11 val. ryto mano dėmesys vien tik į pagrindines veiklas, kurios sukuria daugiausia vertės mano versle. Tokios dienos būna didžiausios vertės.

Aš tai pavadinu pro-aktyviu darbo rėžimu. Tai reiškia, jog jūs prisiimate atsakomybę nuspręsti, kurios veiklos yra didžiausios vertės ir yra svarbiausios. Ir turite drąsos atsisakyti skirti savo dėmesį mažesnės svarbos užduotims ir veikloms bent dalį savo dienos laiko.

Sukurti vidines taisykles ir svarbiausių veiklų darbo rutiną

Tiesa, bet kokiems jūsų bandymams sumažinti dėmesio fragmentaciją kils pavojus. Nes kiti žmonės ir jūs patys būsite pripratę prie senojo rėžimo. Jeigu įprastai atsakydavote į visas žinutes greitai ir operatyviai, visuomet atsakinėdavote į svarbius ir nesvarbius telefoninius skambučius – kitiems žmonės gali nepatikti jūsų naujas pro-aktyvus darbo rėžimas.

Tačiau geroji žinia yra tai, jog žmonės greitai pripras prie jūsų naujo rėžimo ir jį ims gerbti. Tik tam reikės vidinės disciplinos sukuriant savo vidines taisykles, kurios leistų palaikyti pro-aktyvų rėžimą.

Vieno modelio visiems idealiai tinkančio nėra. Svarbu atrasti savąją versiją priklausomai nuo veiklos specifikos ir aplinkybių. Aš tikrai suprantu, kad daliai žmonių rytais netikrinti el. pašto ir neatsakyti ryte į žinutes gali reikšti „profesinę savižudybę“. Tačiau savo dienoje tikrai galite atrasti galimybes, kaip sumažinti dėmesio fragmentaciją ir sukurti savo vidines taisykles, kuriomis galėtumėte vadovautis.

Maži eksperimentai – dideli atradimai

Nuo ko pradėti? Tiesiog pasirinkti asmeninius mažus eksperimentus. Nereikia keisti visko ir iš karto. Nes tikėtina, kad palūšime. Aplinka yra pripratus prie mūsų dabartinio darbo rėžimo, ir bet koks ekstremalus jo keitimas bus tiesiog per didelis. Aš esu mažų pokyčių idėjos šalininkas, ir tuo naudojuosi savo gyvenimu. Visi didžiausi mano asmeniniai produktyvumo, mitybos, sporto ir įpročių pokyčiai yra tik dėl mažų pirmų eksperimentų.

Tad algoritmas gan paprastas:

• Identifikuojame, ką norėtume pagerinti / pakeisti. Imsiu paprastą, daugeliui žmonių artimą pavyzdį, kuris yra labai glaudžiai susijęs su produktyvumu – sveika mityba.

• Nustatome labai konkretų veiksmą, ką daryti ar ko nedaryti. Pavyzdys – nevartoti produktų su pridėtiniu cukrumi. Vadinasi, nevartoti visko, kas turi pridėtinio cukraus. Arba nustatyti ribą – ne daugiau nei X g cukraus 100 g. produkto. Jeigu toks apibūdinimas yra per abstraktus ar per didelis – galima dar labiau siaurinti. Pavyzdžiui, į kavą nedėti cukraus.

• Tuomet pasirinkti eksperimento trukmę. Pvz., 7 dienas, 14 dienų, 30 ar 90 dienų.

• Ir tiesiog laikytis šio eksperimento sąlygų. Paversti tai žaidimu. Aš būdavo ant šaldytuvo užklijuodavau lapelį, kuriame žymiu kasdienius veiksmus / pasiekimus.

• Po pasirinkto laikotarpio įvertinti – kas keitėsi ir kokį poveikį jaučiame. Ir tuomet sprendžiame, norime tęsti ar ne.

Kai kurie eksperimentai nieko neatneš, tik geras emocijas. Kiti eksperimentai gali ženkliai padidinti produktyvumą ar bendrai gyvenimo kokybę.

Pvz., prisimenu savo 30 d. cukraus atsisakymo eksperimentą. Kai pradėjau, tai buvo viso labo žaidimas. Ir tikrai galvojau, kad po 30 d. vėl mėgausiuos kava su cukrumi. Savo nuostabai, po 14 eksperimento dienos supratau, kad jokiu būdų nebenoriu grįžti prie ankstesnės versijos. O įdomiausia, kad maži pokyčiai kažkokiose gyvenimo srityse persikelia ir į kitas gyvenimo sritis.

Ir dalis jūsų nustebtumėte, kaip mažesnis suvartojamas cukraus kiekis turi įtakos asmeniniam produktyvumui. Bet ką jau čia – netikėkite aklai šiais žodžiais. Paeksperimentuokite. Ir atkreipkite dėmesį į savo pojūčius, ypač į tą dienos laikotarpį dvi valandas po pietų pertraukos.